Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor FactuurFlits is Neo Code, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97596590, BTW-identificatienummer NL004389869B31, gevestigd in Nederland. Vragen over dit privacybeleid of over je gegevens stuur je naar privacy@flitsfacturen.nl.

2. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken:

• Accountgegevens — e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash, nooit in leesbare vorm) en optioneel je bedrijfsnaam, bij registratie.
• Bedrijfsprofiel — KVK-nummer, BTW-nummer, adres, postcode, plaats, IBAN en een logo, zoals je die zelf invult bij Instellingen. Je IBAN wordt versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) en niet leesbaar bewaard in de database.
• Klantgegevens — naam, e-mailadres, adres, postcode, plaats, land, KVK- en BTW-nummer van de klanten die jij als gebruiker in FactuurFlits aanmaakt om facturen aan te versturen.
• Factuur- en betaalgegevens — factuurregels, bedragen, btw, factuurnummers, verzend- en betaalstatus, en het Mollie-betalings-ID van gekoppelde iDEAL-/creditcardbetalingen.
• Technische gegevens — een inlogcookie (ff_token) en, als je een gedeelde factuurlink opent, een gehashte combinatie van IP-adres en browser-kenmerk om te tellen hoe vaak een link is bezocht — zonder dat IP-adres zelf op te slaan.
• Cookie-voorkeur en, met toestemming, analytics — zie artikel 6 (cookies).

3. Waarvoor we deze gegevens gebruiken

• je account aanmaken, beveiligen en laten inloggen;
• facturen voor jou opstellen, als PDF genereren en per e-mail versturen naar je klant;
• de iDEAL-/creditcardbetaling via Mollie koppelen aan de juiste factuur en de betaalstatus bijwerken;
• bevestigingsmails sturen zodra een factuur is betaald;
• je Pro-abonnement via Mollie afhandelen en verlengen;
• misbruik en fraude te voorkomen en de dienst technisch te laten werken;
• met jouw toestemming: het gebruik van de site meten via Google Tag Manager, om de dienst te verbeteren.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren je account-, klant- en factuurgegevens zolang je account bestaat, zodat je je facturen- en klantenoverzicht kunt blijven gebruiken. Facturen vallen daarnaast onder de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar, ook als je je account tussentijds zou opzeggen. Vraag je je account en gegevens actief te laten verwijderen (zie artikel 8), dan verwijderen we wat niet wettelijk bewaard moet blijven.

5. Verwerkers en derden

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te laten werken, op basis van een verwerkersovereenkomst waar van toepassing:

• Mollie B.V. — verwerkt de iDEAL- en creditcardbetalingen van jou (abonnement) en van je klanten (factuurbetaling). Mollie ontvangt het te betalen bedrag, de omschrijving en technische betaalgegevens.
• E-mailserver (SMTP) — verstuurt facturen, betaalbevestigingen en accountmails namens FactuurFlits naar het e-mailadres van jou of je klant.
• Google Tag Manager / Analytics — meet, uitsluitend nadat je daarvoor toestemming geeft via de cookiemelding, hoe bezoekers de site gebruiken.
• Hostingpartij — draait de applicatie en de database waarop bovenstaande gegevens staan.

We verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken je gegevens niet voor doeleinden buiten het leveren van FactuurFlits.

6. Cookies

We plaatsen functionele cookies die nodig zijn om FactuurFlits te laten werken, zoals de inlogcookie ff_token en een cookie die je cookiekeuze onthoudt. Deze staan altijd aan, want zonder kun je niet inloggen.

Meet- en marketingcookies via Google Tag Manager staan standaard op "geweigerd" (Google Consent Mode) en worden pas actief nadat je op de cookiemelding kiest voor "Accepteren". Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de link "Cookievoorkeuren" onderaan iedere pagina.

7. Beveiliging

Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, alleen als bcrypt-hash. Je IBAN wordt versleuteld met AES-256-GCM opgeslagen. Inloggen verloopt via een beveiligde, alleen-door-de-server-leesbare (httpOnly) sessiecookie. We nemen passende technische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage in, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens, het recht om je toestemming voor analytics-cookies in te trekken, en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Bedrijfsprofiel- en klantgegevens kun je meestal zelf inzien en aanpassen via je account (Instellingen en Klanten). Wil je een volledig overzicht van je gegevens opvragen, je account laten verwijderen of anderszins gebruikmaken van je rechten, mail dan naar privacy@flitsfacturen.nl vanaf het e-mailadres van je account. We reageren binnen vier weken. Ben je het niet eens met de manier waarop we je verzoek afhandelen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienst of wet- en regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

10. Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op met Neo Code (KvK 97596590, BTW NL004389869B31) via privacy@flitsfacturen.nl.